Theo quy định của Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực vào ngày 01/01/2021 đã xóa bỏ quy định về nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu. Đây là một trong các điểm mới so với Luật Doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, loại bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu không có nghĩa là doanh nghiệp không cần phải có con dấu. Theo quy định tại tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Vậy dấu được làm tại cơ sở khắc dấu (tạm gọi là con dấu vật lý) hay dấu dưới hình thức chữ ký số (tạm gọi là chữ ký số) có giá trị pháp lý như thế nào, thực tiễn áp dụng ra sao và doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức con dấu nào?
Thứ nhất, về con dấu vật lý, đây là con dấu đã được các cơ quan, tổ chức Việt Nam lâu nay vẫn sử dụng, được xem là một biện pháp để bảo đảm văn bản đó do chính cơ quan, tổ chức phát hành. Tuy nhiên, trên thực tế, việc tạo ra một con dấu tương tự như con dấu của doanh nghiệp là không phải là điều quá khó khăn. Bên cạnh đó, dù không có quy định cụ thể về quy cách đóng dấu trên văn bản cho các doanh nghiệp, nhưng mô hình chung các doanh nghiệp thường áp dụng các quy định về cách đóng dấu cho các cơ quan nhà nước như được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn, thậm chí, trong quá trình làm việc liên quan tới các thủ tục hành chính nhà nước, một số chuyên viên tiếp nhận hồ sơ còn yêu cầu doanh nghiệp bổ sung lại văn bản do đóng dấu không trùng hết chữ ký hay thiếu dấu giáp lai,… Do đó, việc áp dụng chữ ký số có giá trị pháp lý như con dấu vật lý vốn thường được sử dụng có thể được xem như là một nỗ lực của nhà nước trong việc đơn giản hoá thủ tục hành chính. Ngoài ra, vui lòng tham khảo thêm về tính bắt buộc hay không của doanh nghiệp tại đây
Thứ hai, về chữ ký số, giá trị hiêu lực của chữ ký số đã được quy định trước đó tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP (Nghị định 130), cụ thể:
Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130: Chữ ký số: là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.
Điều 8 Nghị định 130 quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số:
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là một thiết bị có thể kết nối thông qua máy tính, thay thế cho chữ ký của người đại diện theo pháp luật và con dấu của doanh nghiệp do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Dưới đây là hình ảnh ví dụ về một chữ ký số của cá nhân:
Về mặt lý thuyết thì chữ ký số hay chữ ký của đại diện theo pháp luật và con dấu của doanh nghiệp sẽ có giá trị pháp lý ngang bằng nhau. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là:
- Thực tế hiện nay, ngoại trừ hợp đồng thương mại, các thủ tục về khai thuế, hóa đơn thì các thủ tục hành chính còn lại ví dụ như xin giấy phép lao động, xin thị thực, thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài, xin chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và sở hữu công trình … vẫn chưa “cởi mở” sử dụng chữ ký số, mà cụ thể trong thủ tục xin cấp thị thực cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp lần đầu tiên nộp hồ sơ xin thị thực cho người nước ngoài bên cạnh các giấy tờ thông thường phải nộp kèm theo giấy xác nhận chữ ký, mẫu dấu của doanh nghiệp.
- Thứ hai, làm sao để có thể xác định một văn bản đã được ký chữ ký số theo đúng quy định, đặc biệt đối với các văn bản in ra bằng bản giấy, việc xác định liệu chữ ký trên đó có phải do chủ sở hữu thực sự đã ký hay do thao tác kỹ thuật cắt dán tạo thành là điều mà hiện tại rất khó phân biệt.
Tóm lại, hiện nay, doanh nghiệp vẫn cần phải sử dụng song song 2 loại dấu, một là con dấu vật lý, một là chữ ký số. Luật Doanh nghiệp 2020 nói riêng và pháp luật Việt Nam nói chung đang hướng đến lộ trình đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tuy nhiên, đó là một chặng đường dài, cần những sửa đổi, điều chỉnh không những về nội dung pháp luật mà còn đồng bộ với hệ thống cổng thông tin, tiếp nhận dữ liệu…
Xem thêm thông tin tác giả tại ĐÂY.
- HẠN CHẾ RỦI RO TỪ ĐIỀU KHOẢN CAM ĐOAN, BẢO ĐẢM VÀ BỒI HOÀN TRONG GIAO DỊCH M&A – GÓC NHÌN TỪ BÊN BÁN - Tháng Bảy 21, 2024
- BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI ẤN ĐỊNH THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM (Phần 3) - Tháng Năm 25, 2024
- BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI ẤN ĐỊNH THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM (tiếp theo) - Tháng Mười Một 11, 2023
One Comment
Xác đáng!